Avalon-Sports hecht veel aan waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden. De bescherming van en omgang met de persoonsgegevens binnen Avalon-Sports ligt vast in dit beleidsdocument. Het is in overeenstemming met eisen in de Wet AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming. Avalon-Sports wil de privacy van haar leden en vrijwilligers waarborgen, en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat in ieder geval

  • Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Deze doelen en type en persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.
  • De vereniging niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig.
  • De uitdrukkelijke toestemming van de leden voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (overeenkomst met dit beleid) wordt gevraagd bij het aangaan van het lidmaatschap van de vereniging.
  • De vereniging passende technische en organitorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens zo goed mogelijk gewaarborgd is.
  • De vereniging geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen tenzij dit valt binnen de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

 

Portretrecht.

Bij het aanmelden via OnTip geeft de deelnemer expliciet toestemming naam + eventueel foto’s van het evenement te mogen gebruiken op de website van Avalon-Sports en sociaal media. Indien de webmaster een verzoek krijgt van foto’s op privacy gronden, dan zal de webmaster hier zo snel mogelijk aan voldoen.

Maken van foto- en video opnames

Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:

  • Wedstrijden en (officiële) toernooien;
  • Verenigingsactiviteiten
  • Tijdens trainingen
    Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;
    Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
    Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
    In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

 

 

Avalon-Sports is verantwoordelijk voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit beleid vragen heeft hierover of contact met ons wenst dan dit via het mailadres: secretaris@avalonsports.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Avalon-Sports verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden.

  • Deelname aan verenigingsactiviteiten en uitvoering van door Avalon-Sports vastgesteld beleid.
  • Het versturen van nieuwsbrieven, clubblad en uitnodigingen en het actueel houden van de verenigingswebsite.
  • Bijhouden en plannen van vrijwilligerstaken, vrijwilligersopleidingen.
  • Bepalen van en incasseren van verschuldigde contributie.
  • Registratie van het verplichte lidmaatschap aan NHB en NJBB.
  • Voor promotionele doeleinden van de vereniging (waaronder uitslagenen wedstrijdverslagen in de meest brede zin.
  • Bijhouden van de verenigingshistorie (o.a. oud-lidmaatschappen)

 

Gegevens worden binnen de vereniging alleen uitgewisseld voor zover daar een functionele of sociale noodzaak toe is. Voor de bovenstaande doelstellingen zullen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en kunnen gebruiken.

  • Naam en adres
  • Geboortedatum en geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer(s)
  • Rekeningnummer bank
  • Beroep/vrijwilligersvoorkeur

Daarnaast kunnen extra gegevens worden geregistreerd als dat voor de vereniging functioneel is. Denk aan relevante diploma’s en sportprestaties van leden binnen de vereniging.

Verstrekking aan derden

De vereniging kan persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo zijn alle leden door ons met de noodzakelijke gegevens aangemeld bij de NHB en de NJBB. Wij maken gebruik van een derde partij voor:

  • Het faciliteren van de site van Avalon-Sports
  • Registreren en publiceren van inschrijvingen en wedstrijduitslagen van Avalon-Sports.

Wij geven geen persoonsgegevens af aan andere partijen waarmee geen bewerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen als daarvoor middels het lidmaatschapsformulier schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan nootzakelijk is voor de hiervoor beschreven doelen, dan wel op grond van wet of regelgeving is vereist.

Beveiliging

Avalon-Sports spant zich in om met passende technische en organisatorische maatregelen uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen.

  • Alle personen die namens Avalon-Sports toegang tot uw gegevens hebben, mogen die alleen verwerken binnen de vastgestelde doelen van de vereniging en zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan.
  • Als daar aanleiding voor is depersonaliseert de vereniging en gebruikt zij encryptie.
  • De vereniging maakt en bewaart back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • Avalon-Sports test en evalueert regelmatig haar beveiligingsmaatregelen, en stelt deze bij;
  • De vrijwilligers van de vereniging zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens

Ieder lid heeft recht op inzage en rectificatie van zijn persoonsgegevens en op verwijdering van onterecht/onnodig geregistreerde persoonsgegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Avalon-Sports. Indien deze verwerking in strijd is met het hier vastgelegde beleid van Avalon-Sports inzake het verwerken van persoonsgegevens.

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het wettelijk recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Wijzigingen ‘beleid persoonsgegevens bij Avalon-Sports

Het bestuur van Avalon-Sports kan dit beleidsdocument aanpassen aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. Daarom worden gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te lezen. Voortdurend gebruik van de website houdt in dat gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van Avalon-Sports. Daarnaast kunnen alleen door een besluit van de ALV de doelen waarvan Avalon-Sports de persoonsgegevens verwerkt worden gewijzigd.